Cómo hacer una factura siendo autónomo: guía paso a paso

Qué es una factura y para qué sirve

Una factura es el documento que acredita una venta de bienes o una prestación de servicios. Permite saber quién ha realizado la operación, quién la ha recibido, qué se ha vendido o qué trabajo se ha prestado, cuál es su precio y qué impuestos se han aplicado.

Para un autónomo, la factura tiene varias funciones:

• Justifica los ingresos de su actividad.
• Permite calcular y declarar el IVA y el IRPF.
• Sirve al cliente para contabilizar el gasto.
• Puede utilizarse como prueba en caso de impago o reclamación.
• Permite a la asesoría preparar correctamente los libros y declaraciones fiscales.

La regulación básica se encuentra en el Real Decreto 1619/2012, por el que se aprueba el Reglamento de facturación. La Agencia Tributaria también explica el contenido obligatorio de las facturas.

Cuándo debe emitir factura un autónomo

Como regla general, un autónomo debe emitir factura por las operaciones realizadas en el desarrollo de su actividad. La obligación es especialmente clara cuando el cliente es una empresa, otro autónomo, una asociación, una entidad o una Administración pública.

Cuando el cliente es un particular también puede ser necesario emitir factura. En algunos sectores y para operaciones de pequeño importe se permite utilizar una factura simplificada, pero eso no significa que pueda entregarse cualquier recibo sin número, fecha o identificación del profesional.

También pueden tener que facturarse los anticipos. Cuando el cliente paga una cantidad antes de que finalice el trabajo, ese cobro puede producir el devengo del IVA. La factura final deberá descontar el anticipo ya facturado.

Diferencia entre factura completa y factura simplificada

Lo que normalmente se llama factura normal es, técnicamente, una factura completa u ordinaria. La factura simplificada contiene menos datos y solo puede utilizarse en los casos permitidos por la normativa.

Cuándo puede emitirse una factura simplificada

Con carácter general, puede emitirse cuando el importe no supera 400 euros, IVA incluido, y también cuando se trata de una factura rectificativa. En determinadas actividades puede utilizarse hasta 3.000 euros, IVA incluido.

Entre esas actividades se encuentran, por ejemplo, determinadas ventas al por menor, servicios de hostelería, transporte de personas, peluquería, aparcamiento, tintorería o servicios a domicilio del consumidor. La Agencia Tributaria detalla estos supuestos en su apartado sobre tipos de factura.

Para un programador, consultor, diseñador, abogado, técnico SEO, electricista, fontanero, instalador o profesional que factura servicios a empresas, lo habitual será emitir una factura completa.

Qué datos debe incluir una factura completa

Una factura debe permitir entender la operación sin tener que pedir información adicional. Estos son los datos esenciales.

1. Número y serie

Cada factura debe tener un número único. Puede utilizarse, por ejemplo, el formato F-2026-0001. La serie es una combinación de letras o números que permite separar diferentes tipos de facturas.

2. Fecha de expedición

Es la fecha en la que se emite la factura. No debe confundirse con la fecha de cobro.

3. Fecha de la operación

Debe indicarse cuando el servicio se prestó, el producto se entregó o el anticipo se cobró en una fecha distinta de la fecha de expedición.

4. Datos del autónomo que factura

• Nombre y apellidos completos.
• NIF.
• Domicilio fiscal.

El nombre comercial o la marca pueden añadirse, pero no sustituyen al nombre fiscal. Si trabajas bajo la marca “Reformas Lugo”, pero el titular de la actividad es José Pérez García, la factura debe identificar a José Pérez García.

5. Datos del cliente

• Nombre y apellidos o razón social.
• NIF.
• Domicilio.

Conviene pedir los datos por escrito y comprobarlos antes de emitir la factura. Un error en el NIF o en la razón social puede obligar a rectificarla.

6. Descripción del producto o servicio

La descripción debe ser suficientemente clara. Evita conceptos genéricos como “trabajos realizados”, “servicios varios” o “colaboración”. Es mejor utilizar descripciones como:

• “Diseño y desarrollo de página web corporativa según presupuesto 12/2026”.
• “Instalación de cuadro eléctrico y sustitución de protecciones”.
• “Servicios mensuales de mantenimiento SEO correspondientes a julio de 2026”.

Cuando existan varias unidades, indica cantidad, precio unitario, descuento y total de cada línea.

7. Base imponible

Es el importe del servicio o producto antes de añadir el IVA y antes de restar, cuando proceda, la retención de IRPF.

8. Tipo de IVA

La factura debe indicar el porcentaje de IVA aplicado. Los tipos más habituales son el 21 %, el 10 % y el 4 %, pero no todos los bienes y servicios tributan igual. El tipo debe determinarse según la naturaleza de la operación.

Cuando una factura contiene operaciones con diferentes tipos de IVA, deben separarse las bases y cuotas correspondientes a cada tipo.

9. Cuota de IVA

Es el resultado de multiplicar la base imponible por el tipo de IVA. En una factura completa debe aparecer separada.

10. Retención de IRPF, cuando corresponda

No todas las facturas llevan retención. La retención es frecuente en determinadas actividades profesionales cuando el cliente es una empresa, otro autónomo o una entidad obligada a retener.

El tipo general de retención profesional es el 15 %. En el año de inicio de la actividad y los dos siguientes puede aplicarse el 7 % si se cumplen los requisitos. La retención se calcula sobre la base imponible, no sobre el total con IVA.

Normalmente, las facturas emitidas a particulares no llevan retención de IRPF.

11. Total de la factura

El total se obtiene sumando la base imponible y el IVA. Si existe retención, el importe que paga el cliente será el total con IVA menos la retención.

12. Menciones especiales

Algunas operaciones exigen añadir una indicación especial. Las más habituales son:

• Operación exenta de IVA.
• Inversión del sujeto pasivo.
• Régimen especial del criterio de caja.
• Facturación por el destinatario.
• Aplicación de un régimen especial de IVA.

No es suficiente escribir “sin IVA”. Debe indicarse la razón por la que la operación no lleva IVA o la mención legal correspondiente.

Datos recomendables

Aunque no siempre sean obligatorios, conviene incluir la forma de pago, el IBAN, la fecha de vencimiento, la referencia del presupuesto, el número de pedido y un correo de contacto.

Cómo llevar correctamente la numeración de las facturas

La numeración debe ser correlativa dentro de cada serie. Esto significa que las facturas deben seguir una secuencia ordenada, por ejemplo:

• F-2026-0001
• F-2026-0002
• F-2026-0003

No puede utilizarse el mismo número para dos facturas distintas.

¿Hay que empezar cada año por el número 1?

No existe un formato único obligatorio. Sin embargo, para un pequeño autónomo suele ser práctico crear una serie anual y comenzar cada año por el número 1. De esta manera es más fácil ordenar y localizar las facturas.

¿Puedo utilizar varias series?

Sí, cuando exista un motivo que lo justifique. Por ejemplo:

• F-2026: facturas completas.
• FS-2026: facturas simplificadas.
• R-2026: facturas rectificativas.
• WEB-2026: facturas de una tienda online.
• LOCAL-2026: facturas de un establecimiento físico.

Las facturas rectificativas deben utilizar una serie específica. También deben llevar una serie separada las facturas simplificadas y completas emitidas en el mismo año.

¿Qué ocurre si hay un salto?

Debes evitar los saltos. Si se produce uno por un error técnico o porque se generó un documento que nunca llegó a emitirse, conviene documentar la causa y conservar la trazabilidad. No es recomendable rellenar el hueco meses después con una factura de fecha posterior.

¿Puedo borrar una factura ya enviada?

No. Si la factura ya se ha emitido y contiene un error, debe corregirse mediante una factura rectificativa. Tampoco puede reutilizarse su número para otro cliente.

Cómo calcular la base, el IVA, el IRPF y el total

El cálculo puede realizarse siguiendo este orden:

1. Determina el precio sin impuestos.
2. Calcula el IVA sobre la base imponible.
3. Calcula la retención sobre la base imponible, si corresponde.
4. Suma la base y el IVA.
5. Resta la retención.

La fórmula es: 1.000 + 210 − 150 = 1.060 euros.

El cliente paga 1.060 euros. Los 150 euros retenidos se ingresan en Hacienda a nombre del profesional y se tienen en cuenta en su declaración del IRPF.

Cómo hacer una factura paso a paso

Paso 1. Reúne tus datos fiscales

Ten preparados tu nombre completo, NIF y domicilio fiscal. Comprueba también el tratamiento fiscal de tu actividad: tipo de IVA, posibles exenciones y obligación de practicar retención.

Paso 2. Pide los datos del cliente

Solicita su nombre o razón social, NIF y domicilio fiscal. Si el cliente está fuera de España, el tratamiento del IVA puede cambiar y conviene revisarlo antes de emitir.

Paso 3. Decide el tipo de factura

Utiliza una factura completa cuando el cliente sea una empresa, un autónomo o necesite justificar fiscalmente el gasto. Utiliza una simplificada solo en los casos permitidos.

Paso 4. Asigna el siguiente número

Consulta la última factura emitida en la serie y utiliza el número siguiente. Los presupuestos y borradores no deben consumir números definitivos de factura.

Paso 5. Indica las fechas

Añade la fecha de expedición y, cuando sea distinta, la fecha en la que se realizó la operación.

Paso 6. Describe el trabajo

Indica con claridad qué servicio has prestado o qué producto has vendido. Si existe un presupuesto o contrato, puedes incluir su referencia.

Paso 7. Calcula los impuestos

Aplica el IVA correcto y añade retención solo cuando proceda. Si la operación no lleva IVA, incluye la mención correspondiente.

Paso 8. Calcula el importe final

Comprueba que la suma de las líneas coincide con la base imponible y que el IVA, la retención, los descuentos y los anticipos están correctamente aplicados.

Paso 9. Añade el pago y el vencimiento

Indica la forma de pago y la fecha límite. Si utilizas transferencia bancaria, revisa el IBAN antes de enviar la factura.

Paso 10. Revisa, envía y guarda

Comprueba el número, las fechas, los datos fiscales, el concepto, los impuestos y el total. Envía la factura al cliente y conserva una copia idéntica a la entregada.

Ejemplo de una factura completa

Este ejemplo corresponde a un profesional que presta un servicio a una empresa española, aplica IVA del 21 % y retención profesional del 15 %.

Los datos son ficticios. Antes de copiar el tratamiento fiscal, confirma que tu actividad, el cliente y la operación están sujetos al mismo IVA y a la misma retención.

Cuándo hay que emitir la factura

Como regla general, la factura debe emitirse en el momento de realizar la operación. Cuando el destinatario es una empresa o un profesional que actúa como tal, puede expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquel en el que se haya producido el devengo del IVA.

También pueden emitirse facturas recapitulativas que agrupen varias operaciones realizadas para el mismo cliente durante un mismo mes natural.

Aunque exista un plazo máximo, es recomendable facturar cuanto antes. Emitir tarde aumenta el riesgo de errores, retrasa el cobro y puede provocar diferencias entre las facturas, los libros registro y las declaraciones.

Qué hacer si una factura tiene un error

Si el documento todavía es un borrador y no se ha enviado, puedes corregirlo antes de emitirlo. Si la factura ya se ha expedido, no debes borrarla ni modificar el PDF sin dejar rastro.

Debe emitirse una factura rectificativa cuando:

• Falta un dato obligatorio.
• El NIF o la razón social son incorrectos.
• El IVA se ha calculado mal.
• Se devuelve un producto.
• Se concede un descuento posterior.
• Se modifica el precio.
• Se produce otra circunstancia que cambia la base imponible.

La factura rectificativa debe llevar una serie propia, identificar la factura corregida e indicar qué dato o importe se rectifica.

¿Con qué programa puede hacer una factura un autónomo?

Un autónomo que emite pocas facturas puede utilizar una plantilla, una hoja de cálculo, un procesador de textos o un programa de facturación. Lo importante es que el sistema permita:

• Mantener la numeración correlativa.
• Evitar duplicados.
• Conservar una copia de cada factura.
• Separar las diferentes series.
• Controlar facturas pendientes de cobro.
• Calcular correctamente impuestos y totales.

Una plantilla puede ser suficiente al principio, pero un programa de facturación reduce errores cuando existen clientes recurrentes, varias series, anticipos, facturas rectificativas o un volumen elevado de operaciones.

El programa no sustituye al criterio fiscal. Aunque realice los cálculos automáticamente, debes configurarlo correctamente para saber si una operación lleva IVA, está exenta, tiene retención o se encuentra sometida a una regla especial.

Cómo enviar y conservar las facturas

La factura puede entregarse en papel o en formato electrónico. El PDF enviado por correo electrónico es un formato habitual, siempre que el documento sea legible y se conserve correctamente.

Conviene guardar:

• La factura emitida.
• El correo o prueba de envío.
• El presupuesto o contrato.
• El albarán o justificante de entrega.
• El justificante de cobro.

Una organización sencilla consiste en crear una carpeta por año, separar facturas emitidas y recibidas, utilizar el número de factura en el nombre del archivo y mantener una copia de seguridad.

Errores frecuentes al hacer una factura

• Indicar solo el nombre comercial y no el nombre fiscal.
• Copiar mal el NIF del cliente.
• Repetir un número de factura.
• Dejar saltos en la numeración sin explicación.
• Utilizar la misma serie para facturas completas y simplificadas.
• Describir el trabajo de forma demasiado genérica.
• Aplicar el 21 % de IVA sin comprobar si es correcto.
• Incluir retención en una factura a un particular cuando no corresponde.
• Calcular la retención sobre el importe con IVA.
• Escribir “sin IVA” sin indicar el motivo.
• Borrar una factura ya emitida en lugar de rectificarla.
• Confundir una factura proforma con una factura definitiva.
• No conservar una copia idéntica a la enviada.

Lista de comprobación antes de enviar una factura

• ¿El número es el siguiente de la serie?
• ¿Las fechas son correctas?
• ¿Tus datos fiscales están completos?
• ¿Los datos del cliente están comprobados?
• ¿El concepto describe el trabajo realizado?
• ¿La base imponible coincide con la suma de las líneas?
• ¿El IVA es correcto?
• ¿La retención procede y está bien calculada?
• ¿Es necesaria alguna mención especial?
• ¿El total a pagar es correcto?
• ¿La forma de pago y el vencimiento están claros?
• ¿Has guardado una copia?

Preguntas frecuentes sobre cómo hacer una factura

¿Un autónomo puede emitir una factura sin IVA?

Sí, pero solo cuando la operación esté exenta, no sujeta o sometida a una regla especial. La factura debe indicar el motivo correspondiente.

¿Todas las facturas de un autónomo llevan IRPF?

No. La retención depende de la actividad, de la naturaleza del servicio y del cliente. Es frecuente en actividades profesionales facturadas a empresas y autónomos, pero normalmente no se incluye en facturas a particulares.

¿Es obligatorio poner el domicilio del cliente?

En una factura completa debe constar el domicilio del emisor y del destinatario. En una factura simplificada los datos del cliente no siempre son obligatorios.

¿Puedo enviar la factura en PDF?

Sí. Es un formato habitual, siempre que la factura sea legible, se conserve correctamente y se mantenga una copia.

¿Tengo que firmar la factura?

La firma manuscrita no es un requisito general de una factura ordinaria.

¿Es obligatorio incluir el número de cuenta?

No es un requisito fiscal general, pero resulta recomendable cuando el pago se realizará mediante transferencia bancaria.

¿Una factura proforma sirve para declarar impuestos?

No. La factura proforma es un documento informativo o comercial y no sustituye a la factura definitiva.

¿Puedo agrupar varios trabajos en una sola factura?

Sí, mediante una factura recapitulativa para un mismo cliente, siempre que las operaciones se hayan realizado dentro del mismo mes natural y se respete el plazo de expedición.

¿Qué ocurre si el cliente no paga?

La falta de pago no elimina automáticamente la factura ni la obligación de declarar los impuestos devengados. La recuperación del IVA de facturas impagadas exige cumplir un procedimiento específico.