Cómo facturar siendo autónomo en 2026: requisitos legales
Guía completa para emitir facturas correctas, con IVA y retenciones, evitando sanciones y errores habituales en autónomos y freelances.
Una factura valida debe incluir numero y serie, fecha, datos fiscales de emisor y receptor, descripción del servicio, base imponible, tipo de IVA, cuota de IVA, retención si aplica y total. La normativa base es el Reglamento de Facturación (RD 1619/2012). La numeración debe ser correlativa y sin saltos. Si vendes a empresas UE con VAT valido, facturas sin IVA por inversion del sujeto pasivo y declaras en modelos especificos. Las facturas simplificadas solo sirven para importes pequenos y no permiten deducción de IVA al cliente. Guarda las facturas al menos 4 años (IRPF) y 6 años (IVA). Si hay errores, emite factura rectificativa. Emite siempre factura antes de cobrar y conserva el justificante.
Normativa y requisitos básicos
La facturación se regula en el Reglamento de Facturación (RD 1619/2012).
El Real Decreto 1619/2012 establece los requisitos obligatorios de toda factura. Puedes consultarlo en el BOE: Reglamento de Facturación. Si no cumples los requisitos, la factura puede ser invalida y generar sanciones.
Datos obligatorios en la factura
| Elemento | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|
| Numero y serie | Correlativo y sin saltos | 2026-001 |
| Fecha | Fecha de emision | 15/01/2026 |
| Datos emisor | Nombre, NIF y domicilio | Ana Lopez, 12345678Z |
| Datos receptor | Nombre, NIF y domicilio | Empresa XYZ, B12345678 |
| Concepto | Descripción clara del servicio | Diseno web corporativo |
| Base imponible | Importe sin impuestos | 1.000 euros |
| IVA y cuota | Tipo aplicado y cuota | 21% IVA = 210 euros |
| Retención | Si aplica IRPF profesional | 15% = 150 euros |
| Total | Resultado final | 1.060 euros |
Numeración y series
Numeración correlativa
Las facturas deben seguir un orden correlativo. No se admiten saltos injustificados. Si tienes varias actividades, puedes crear series diferentes.
Series recomendadas
Series por tipo de cliente (B2B, B2C) o por actividad. Ejemplo: A-2026-001 para servicios, B-2026-001 para productos.
Una buena práctica es reiniciar la serie cada año fiscal y dejar documentada la logica de numeración. Si gestionas facturas con distintos equipos o software, centraliza la emision para evitar duplicados. Ante un error, emite una rectificativa, no alteres la factura original.
IVA y retenciones IRPF
IVA
El tipo general es 21%, pero hay tipos reducidos del 10% y 4% en sectores concretos. El IVA se declara en el Modelo 303: Modelo 303.
Retenciones IRPF
Los profesionales suelen aplicar retención (15% o 7% los primeros años). Solo se aplica cuando el cliente es empresa o autónomo, no en particulares.
| Tipo de IVA | Porcentaje | Ejemplos habituales | Notas |
|---|---|---|---|
| General | 21% | Servicios profesionales, consultoria, software | El más comun para autónomos digitales |
| Reducido | 10% | Reformas, hosteleria, determinados bienes | Depende del tipo de actividad |
| Superreducido | 4% | Bienes de primera necesidad | Muy limitado |
| Exento / Inversion | 0% | Sanidad, educacion, servicios B2B UE | Debe indicarse el motivo legal |
La Ley del IRPF regula los rendimientos y retenciones en el articulo 30: Ley IRPF.
Si estas en recargo de equivalencia o en regímenes especiales, revisa si debes repercutir IVA o solo aplicar recargo. En operaciones intracomunitarias se aplica la inversion del sujeto pasivo y se exige estar inscrito en el ROI.
Tipos de factura
Factura completa
La estandar para operaciones entre empresas o profesionales.
Factura simplificada
Para importes pequenos. No permite deducir IVA al cliente.
Factura proforma
Documento informativo. No tiene validez fiscal ni contable.
La factura simplificada solo es valida en ciertos casos y con limites. Si tu cliente necesita deducir IVA, debe ser factura completa.
Cuándo trabajas con empresas o clientes recurrentes, usa siempre factura completa y detalla bien el servicio. Te evita dudas en auditorias y facilita la conciliacion contable.
Factura rectificativa
Se usa para corregir errores de una factura ya emitida.
Cuándo emitirla
Errores de datos, importes, IVA, devoluciones o descuentos posteriores. Debe indicar la factura original y el motivo.
Cómo afecta a impuestos
La rectificativa se declara en el trimestre en que se emite. Puede reducir o aumentar el IVA a pagar.
Casos frecuentes en autónomos:
- Se facturo con IVA incorrecto y hay que ajustar la cuota.
- El cliente devolvio un producto o anulo el servicio.
- Se detecto un NIF equivocado o un concepto mal descrito.
- Se aplico retención cuando no correspondia.
Facturación a clientes de la UE y exterior
Clientes UE (B2B)
Si el cliente tiene VAT valido, se factura sin IVA por inversion del sujeto pasivo. Debes estar en el ROI y, si procede, declarar en modelo 349.
Clientes fuera de la UE
En servicios a clientes fuera de la UE suele aplicarse exención. Debes indicar en la factura la norma aplicable y conservar justificantes.
La normativa del IVA regula las operaciones exteriores. Consulta la Ley del IVA en el BOE: Ley IVA.
Conservación y sanciones
Plazos de conservación
IRPF: mínimo 4 años. IVA: mínimo 6 años. Si hay bienes de inversion, es recomendable guardar más tiempo por posibles regularizaciones.
Sanciones
Facturas incorrectas o inexistentes pueden generar sanciones. La Ley General Tributaria regula recargos y sanciones: Ley General Tributaria.
Factura electrónica y sistemas de facturación
Enviar un PDF por email no es lo mismo que emitir una factura electrónica estructurada. La factura electrónica utiliza formatos estandar como Facturae y facilita la trazabilidad, la automatizacion de cobros y el control de auditoria.
La Ley Crea y Crece impulsa la implantacion progresiva de la factura electrónica en operaciones entre empresas. Aunque el calendario definitivo depende de desarrollo reglamentario, conviene que los autónomos se preparen con un sistema que genere facturas consistentes y exportables.
Qué debe incluir tu software
- Numeración correlativa por series y control de fechas.
- Campos obligatorios y cálculo automatico de impuestos.
- Exportacion en PDF y formatos contables.
- Archivado seguro con busqueda por cliente y factura.
Buenas prácticas
- Define una politica de numeración anual y no la mezcles.
- Incluye condiciones de pago y vencimiento en la factura.
- Conserva acuses o pruebas de envio al cliente.
- No modifiques facturas ya emitidas, rectifica.
Checklist y errores frecuentes
Checklist antes de enviar
- Datos fiscales completos (nombre, NIF y domicilio).
- Numero y serie correctos, sin saltos.
- Base imponible, IVA y retención calculados.
- Concepto claro y vinculado a tu actividad.
- Condiciones de pago y fecha de vencimiento.
Errores que generan problemas
- Aplicar IVA cuando la operación es exenta o al reves.
- No indicar la inversion del sujeto pasivo en B2B UE.
- Emitir facturas simplificadas sin cumplir limites.
- Olvidar la retención de IRPF en profesionales.
- Modificar facturas en lugar de rectificarlas.
Casos prácticos reales
💼 Caso práctico 1: Laura, programadora con cliente UE
Perfil del autónomo:
- Nombre: Laura
- Actividad: Desarrollo web
- Epígrafe IAE: 763.1
- Facturación anual: 28.000 euros
- Régimen IRPF: Estimación Directa Simplificada
- Régimen IVA: General
- Empleados: 0
- Ubicacion: Valencia
Situación / Consulta:
Laura factura a una empresa alemana con VAT valido. Quiere saber si debe aplicar IVA.
Analisis y solución fiscal:
Cómo es B2B intracomunitario, factura sin IVA indicando inversion del sujeto pasivo. Debe estar en el ROI y declarar la operación en modelo 349 si corresponde.
Resultado final:
- ✅ IVA: no se repercute.
- ✅ Factura: con referencia legal a inversion del sujeto pasivo.
- ✅ Modelos: 303 y 349 si aplica.
💡 Consejo de Fiscaliza: verifica el VAT del cliente en VIES antes de emitir.
💼 Caso práctico 2: Javier, comercial con retención
Perfil del autónomo:
- Nombre: Javier
- Actividad: Comercial
- Epígrafe IAE: 511
- Facturación anual: 48.000 euros
- Régimen IRPF: Estimación Directa Simplificada
- Régimen IVA: General
- Empleados: 0
- Ubicacion: Madrid
Situación / Consulta:
Javier factura a una empresa espanola. Debe incluir retención del 15% y IVA del 21%.
Analisis y solución fiscal:
Base imponible 1.000 euros. IVA 21% = 210 euros. Retención 15% = 150 euros. Total a cobrar: 1.060 euros. La retención se ingresa en el modelo 111 del cliente.
Resultado final:
- ✅ Total: 1.060 euros.
- ✅ Retención: 150 euros contabilizados como pago a cuenta.
- ✅ IVA: se declara en modelo 303.
💡 Consejo de Fiscaliza: confirma con tu cliente si aplica retención antes de emitir.
Preguntas frecuentes
Numero, fecha, datos fiscales completos de emisor y receptor, descripción, base imponible, IVA, retención si aplica y total.
Si, en operaciones exentas o intracomunitarias con inversion del sujeto pasivo.
La simplificada es para importes pequenos y no permite deducir IVA. La completa es obligatoria para la mayoria de operaciones entre empresas.
Mínimo 4 años para IRPF y 6 años para IVA.
Si, para corregir errores. Debe mencionar la factura original y el motivo.
Solo si eres profesional y facturas a empresas o autónomos. No se aplica a particulares.
Factura sin IVA si el cliente tiene VAT valido e indica inversion del sujeto pasivo.
No es recomendable. Debes estar dado de alta en Hacienda y, si hay habitualidad, en RETA.
Fuentes oficiales consultadas
- Reglamento de Facturación (RD 1619/2012) - BOE
- Ley del IVA - BOE
- Ley IRPF, articulo 30 - BOE
- Alta censal 036/037 - AEAT
- Modelo 303 - AEAT
- Modelo 130 - AEAT
Ultima verificación de enlaces y contenido: 8 de enero de 2026.